Digitalizacja dokumentów – na czym polega i jakie przynosi korzyści?

digitalizacja

W erze rewolucji cyfrowej naturalną koleją rzeczy jest stopniowe odchodzenie od papieru. Choć w Polsce wiele instytucji nadal honoruje przede wszystkim dokumentacje fizyczne, digitalizacja dokumentów to proces, który usprawnia funkcjonowanie każdej firmy. Ilość jej zalet przewyższa wszelkie możliwe wady, a sam proces jest stosunkowo łatwy w realizacji.

Digitalizacja dokumentów krok po kroku

Cyfrowe odpowiedniki zapisów tradycyjnych można tworzyć dla materiałów drukowanych, nagrań audio i wideo, obrazów, fotografii itp. W przypadku dokumentów firmowych proces digitalizacji zaczyna się od skanowania. Następnie formatuje się je do wersji edytowalnych za pomocą specjalnych programów optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Umożliwiają one zapis skanu w postaci tekstowej z rozpoznaniem elementów graficznych, a także odręcznego pisma.

Zapotrzebowanie na rodzaj skanera, serwerów oraz zabezpieczeń zależy od wielkości firmy. Przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na przechowywanie dokumentacji na własnych serwerach, lub należących do wykonawców zewnętrznych. Niezależnie od ilości digitalizowanych materiałów najważniejsze jest zadbanie o ich bezpieczeństwo. Poufne dane powinny być trzymane w odpowiednio zaszyfrowanym miejscu – zupełnie jak ich fizyczne oryginały pod kluczem.

Zalety digitalizacji dokumentów

Cyfrowe archiwa w znaczącym stopniu usprawniają działanie firmy, pozwalając na swobodny dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca. Możliwe jest ich szybkie edytowanie oraz przesyłanie, a przenoszenie ciężkich segregatorów i pudeł odchodzi w zapomnienie. W parze z oszczędnością czasu idzie też oszczędność przestrzeni. Dane znajdujące się w cyfrowej formie pozwalają na zagospodarowanie przestrzeni biura, która w innym przypadku byłaby zajęta przez duże półki i szafy.

Zaletą, która z pewnością przekona większość, jest zmniejszenie kosztów związanych z zaopatrywaniem biura w papier, tonery, segregatory oraz wszelkie materiały potrzebne do drukowania i archiwizowania dokumentów. Nie wspominając o tym, że ograniczenie lub całkowita rezygnacja z papieru w miejscu pracy ma pozytywny wpływ na środowisko.

Jedna z najważniejszych korzyści, jakie niesie za sobą digitalizacja, to zwiększone bezpieczeństwo danych. Dostęp do poufnych danych może zostać ograniczony do kilku uprawnionych osób. Cyfrowe wersje dokumentów ciężej jest zgubić lub zniszczyć, a stworzenie ich kopii zapasowych jest zdecydowanie łatwiejsze. Zabezpieczone odpowiednim szyfrowaniem serwery stwarzają idealne miejsce do przechowywania wszelkich umów, dokumentacji księgowej, wrażliwych danych, oraz projektów.