W jaki sposób e-mail zagraża Twojej firmie?

mail jest niebezpieczny, wetog

Obowiązkową częścią porannej rutyny jest sprawdzenie skrzynki mailowej. Codziennie wymieniamy dziesiątki wirtualnych listów ze współpracownikami oraz klientami, a nawet chwilowe problemy z dostępem potrafią wstrzymać całą pracę. Polegamy na niej jak na Zawiszy, jednak ta globalnie używana usługa nie jest pozbawiona wad. Wad ciężkich do wykluczenia – przede wszystkim ze względu na fundamenty, na których została zbudowana poczta elektroniczna.

W latach 60. pierwsza wersja współcześnie znanego nam maila służyła na uczelni Massachusetts Institute of Technology do wymiany plików oraz wiadomości między użytkownikami. W tak hermetycznym środowisku nie było mowy o spamie, oszustwach, spyware oraz innych problemach, z którymi mierzymy się dzisiaj. Wszystko opierało się na wzajemnym zaufaniu i przyzwoitości. W odróżnieniu od nowoczesnych komunikatorów szyfrowanych, które od początku tworzone są z myślą o bezpiecznej komunikacji i ochronie użytkownika przed potencjalnymi zagrożeniami. Choć usługi poczty elektronicznej ewoluowały dosyć szybko od momentu ich powstania, zyskując stopniowo nowe funkcje, ich zabezpieczenia nie są tak postępowe. Czy więc e-mail jest niebezpieczny? Potencjalnie tak, dlatego warto mieć świadomość jego ograniczeń.

Niebezpieczeństwo korzystania z e-maila

Niewystarczające zabezpieczenia: Wiadomości mailowe wysyłane są przez nieszyfrowany w żaden sposób Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), przez co mogą być odczytywane przez strony trzecie. Popularne usługi poczty elektronicznej zabezpieczane są przez protokół SSL/TSL, o czym świadczy skrót HTTPS znajdujący się przed adresem URL strony internetowej. Jednak w tym przypadku dane zawarte w wysyłanych wiadomościach są szyfrowane jedynie pomiędzy urządzeniem użytkownika a serwerem dostawcy usług, który ma możliwość ich rozszyfrowania.

Oszustwa i spam: Z uciążliwym spamem ma do czynienia każdy. Nasze dane kontaktowe sprzedawane są firmom, które nie przepuszczą żadnej okazji do zareklamowania swojego produktu lub usługi, przez co skrzynki pocztowe zalewane są ofertami i newsletterami marek, o których nawet nie słyszeliśmy. W gąszczu chcianych i niechcianych maili można więc nierzadko trafić na oszustwa phishingowe, bardzo sprytnie wykorzystywane przez hakerów czyhających na nieuważnych użytkowników.

Czynnik ludzki: Niezależnie od tego, jak zaawansowane zabezpieczenia zostaną wykorzystane, użytkownik technologii nadal jest człowiekiem. Wyciek ważnych danych może mieć swoje źródło wewnątrz firmy, kiedy pracownik błędnie wpisze adres e-mail odbiorcy lub umieści go w polu DW zamiast UDW. Należy zachować czujność, używając skrzynki pocztowej poza miejscem pracy na urządzeniach prywatnych, którym często brakuje profesjonalnych zabezpieczeń firmowych. Aby minimalizować ryzyko wpływu czynnika ludzkiego, warto przeprowadzać w firmie szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa.

Zwiększanie bezpieczeństwa poczty elektronicznej

Szyfrowanie end-to-end: Poza standardowymi zabezpieczeniami, takimi jak antywirus, firewall, programy antyszpiegowskie i antyspamowe, interesującym rozwiązaniem jest szyfrowanie end-to-end, które wykorzystywane jest w znanych komunikatorach internetowych. Działa ono w taki sposób, że nadawca i adresat generują prywatne klucze i dzielą się ze sobą swoimi publicznymi kluczami. Nadawca szyfruje wiadomość publicznym kluczem adresata, po czym adresat odszyfrowuje ją swoim prywatnym kluczem. W ten sposób wiadomość nie jest możliwa do złamania przez osoby postronne.

Uwierzytelnianie wielopoziomowe: Znana praktyka, stosowana najczęściej przez instytucje bankowe. Dostęp do e-maila może być zabezpieczony w taki sam sposób, ustawiając dodatkowe uwierzytelnianie użytkownika poprzez wpisanie kodu wysyłanego na podany wcześniej numer telefonu. Choć rozwiązanie to nie jest pozbawione wad, to na pewno stanowi dodatkową barierę ochronną przed potencjalnym zagrożeniem.

Usuwanie niepotrzebnego: Prostym sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa jest usuwanie informacji, które nie są już potrzebne. Jest szansa, że znikną one ze skrzynki mailowej, zanim ktokolwiek będzie miał okazję je przechwycić. Można myśleć o tym jako tradycyjnej niszczarce do dokumentów.

Mając świadomość ogromnych ograniczeń poczty elektronicznej, najlepszym rozwiązaniem byłoby całkowite zrezygnowanie z niej. W obrębie jednego przedsiębiorstwa nie wydaje się to wcale niewykonalne, jednak w kontaktach zewnętrznych byłoby to zdecydowanie trudniejsze. Priorytetem każdej firmy powinno być więc skuteczne zabezpieczenie tej formy komunikacji, aby nie narażać na bezpieczeństwo biznesu, współpracowników oraz klientów.